Eine gute Betreffzeile erhöht die Qualität der Kommunikation erheblich.

E-Mails ohne Titel / Betreff sind ein Affront für die Empfänger, denn sie müssen die Mail öffnen, bevor sie wissen, worums geht.

Eine Betreffzeile muss immer soviel Aussagekraft haben, dass der Empfänger die Wichtigkeit eines Mails für sich bewerten kann, ohne es vorher erst öffnen und lesen zu müssen.

Schreiben Sie immer einen kurzen, aber klaren und detaillierten Betreff. Sie helfen dem Empfänger damit, schon vor dem Öffnen Inhalt, Wichtigkeit und Dringlichkeit Ihrer Nachricht einzustufen und diese besser wiederzufinden.

Ein unknackiger, gewundener, langatmiger Betreff wirkt Wunder. Und mit jedem zusätzlichen Re: oder AW: verringert sich die Chance, dass überhaupt noch jemanden interessiert, was in der E-Mail steht oder was man antworten könnte.

Es fällt negativ auf, wenn man sich wegen einer schlecht formulierten Betreffeeile erst mit dem Inhalt Inhalt momentan nicht so wichtig ist. Oder wenn man im umgekehrten Fall erst später feststellt, dass ein Mail sehr wichtig ist und man es besser schon vor Tagen, direkt nach Eingang gelesen hätte.

Nutzen Sie die Betreff-Angabe, die in der Liste der eingegangenen Nachrichten beim Empfänger angezeigt wird. Geben Sie darin möglichst eindeutig an, zu welchem Thema Sie Ihre Mail schreiben. Viele Empfänger werden mit Mails überschwemmt, so daß sie die Betreff-Angaben benötigen, um sie zu sortieren.

Das Mindeste, was eine Betreffzeile leisten muss, ist dem Empfänger Orientierung zu geben, welchem Themenkreis ein Mail zuzuordnen ist. In vielen Fällen wird das den Empfänger zwar nicht dazu veranlassen, das Mail bevorzugt zu lesen, aber wenigstens bestehen Chancen, dass es überhaupt irgendwann angesehen wird. Dementsprechend sind Betreffzeilen wie "Hallo", "Info" oder ähnliche nichtssagende Formulierungen grundsätzlich tabu.

Wie weiter oben erläutert, führt die Schwierigkeit, Mailinhalte schnell beurteilen zu können, zu Stress. Darum sollte die Betreffzeile den Inhalt der E-Mail möglichst genau voraussagen. In einigen Fällen ist es dann sogar möglich, dass man die Mail beantworten kann, ohne sie überhaupt zu öffnen. Wenn angebracht, kann die Betreffzeile auch eine direkte Ansprache des Empfängers beinhalten, damit er sieht, dass die E-Mail nur an ihn und nicht an mehrere Empfänger gesendet wurde (verhindert Verantwortungsdiffusion).