Notion geht weit über ein Notizprogramm hinaus und ist weniger für die schnelle Kurznotiz oder Einkaufsliste gedacht. Es ist vielmehr ein Baukasten für komplexe Wissensdatenbanken und für die Projektarbeit. Das Programm setzt vor allem auf verknüpfte Datenbanken, deren Inhalte sich in Form von Karten, Tabellen oder Kanban-Boards anzeigen und bearbeiten lassen. Der Editor arbeitet blockweise mit Objekten. Das können Textabsätze, Überschriften, Medien, Aufgabenlisten oder auch dynamische Inhalte aus externen Quellen wie Google Drive oder Trello sein